¶ Por qué la plataforma se organiza de esta manera
Una misma operación logística necesita la participación de personas con responsabilidades diferentes. El Cliente prepara y consulta su servicio; la Agencia acompaña la relación comercial y la recepción dentro de su alcance; y la Operación logística ejecuta y controla el movimiento físico.
La plataforma reúne esas actividades sin entregar a todos los participantes las mismas pantallas ni las mismas acciones. Para conseguirlo utiliza espacios de trabajo, zonas funcionales, roles y permisos.
Esta separación permite compartir el estado de una operación manteniendo límites claros. Una persona puede conocer el avance que le corresponde sin acceder a configuraciones, datos o controles reservados para otro participante.
¶ Qué es un espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es la perspectiva desde la cual una persona utiliza la plataforma en un momento determinado. Determina el punto de partida, la navegación disponible y el tipo de acciones que tienen sentido para esa responsabilidad.
El espacio activo no crea otra cuenta ni duplica la información. La persona conserva su identidad y trabaja sobre el contexto que tiene autorizado. Por ejemplo, alguien que administra una Agencia puede consultar su operación como Agencia y, cuando su alcance lo permita, acompañar la experiencia de un Cliente sin dejar de ser el actor responsable de sus acciones.
Algunas personas solo tienen un espacio disponible. Otras pueden acceder a más de uno porque cumplen varias responsabilidades. Por eso el menú puede variar entre usuarios incluso cuando ingresan por la misma dirección web.
El espacio de Cliente está orientado a personas y empresas que consumen el servicio. Desde allí pueden consultar su resumen, usar el casillero y sus direcciones, estimar un envío, registrar una prealerta, revisar órdenes, pagar o consultar balance y atender novedades como un paquete extraviado.
Su resultado principal es mantener preparada la información del servicio y observar su avance. No incluye controles internos de recepción, manifiestos o configuración de terceros.
El espacio de Agencia reúne la prestación de servicio y el acompañamiento al Cliente. Puede incluir gestión de clientes y órdenes, atención en taquilla, recepción operativa, historial, manifiestos, sucursales, puntos, finanzas, personalización y configuración.
Las zonas visibles dependen de la relación de la persona con la Agencia y de los permisos asignados. Un usuario dedicado a taquilla no necesita recibir las mismas opciones que el propietario o quien administra tarifas y seguridad.
El espacio de Operación logística está destinado a los equipos que controlan la ejecución física. Organiza recepción, bodega, operación nacional, carga aérea, manifiestos, inventario y configuración operativa.
Sus acciones pueden cambiar estados, confirmar movimientos o cerrar etapas que afectan la trazabilidad compartida. Por esa razón este espacio requiere acceso explícito y no se muestra como una extensión automática del espacio de Cliente o de Agencia.
| Espacio | Pregunta principal | Ejemplos de zonas | Resultado esperado |
|---|---|---|---|
| Cliente | ¿Qué necesito preparar o consultar? | Casillero, prealertas, órdenes, pagos | Servicio preparado y seguimiento comprensible |
| Agencia | ¿Cómo presto y acompaño el servicio? | Clientes, taquilla, manifiestos, finanzas | Atención gestionada dentro del alcance de la Agencia |
| Operación logística | ¿Qué debe ejecutarse o controlarse físicamente? | Recepción, bodega, carga aérea, inventario | Transición operativa confirmada y trazable |
¶ Cambiar de contexto
Cuando una persona tiene más de un espacio autorizado, la plataforma puede ofrecer un selector de contexto. Cambiarlo reorganiza la navegación y dirige a la entrada correspondiente; no concede permisos nuevos ni transforma la identidad de quien inició sesión.
La cabecera resume el contexto en el que se ejecutará la siguiente acción:
- 1. Espacio activo: indica la perspectiva funcional actual. En el ejemplo es Operación logística; al cambiarlo también cambia la entrada y la navegación disponible, siempre dentro de los permisos existentes.
- 2. Agencia seleccionada: identifica la organización sobre la que se está trabajando. Solo aparecen Agencias con las que la persona mantiene una relación autorizada.
- 3. Cliente seleccionado: identifica a la persona o empresa cuyo caso se está consultando o acompañando. Seleccionarla no sustituye la identidad de quien inició sesión ni le atribuye sus acciones al Cliente.
La X situada junto a Agencia o Cliente sirve para restablecer esa selección cuando la acción está habilitada. No elimina registros, no cierra la sesión y no revoca permisos: únicamente retira el contexto seleccionado.
Antes de cambiar de contexto:
- Termine o guarde la actividad que tenga en curso.
- Abra el selector de espacio cuando esté disponible.
- Elija Cliente, Agencia u Operación logística.
- Si la plataforma lo solicita, seleccione la Agencia o el Cliente sobre el cual está autorizado a trabajar.
- Confirme el nombre del espacio activo y revise que el menú corresponda a la tarea que va a realizar.
Un usuario que solo puede trabajar como Cliente no necesita ver opciones para cambiar de espacio. Del mismo modo, disponer del espacio de Agencia no implica poder abrir todas sus zonas ni actuar sobre cualquier Agencia.
¶ Acompañar sin perder responsabilidad
En determinados recorridos, una persona autorizada de Agencia u Operación logística puede seleccionar una Agencia o un Cliente para acompañar su caso. Ese cambio establece el contexto sobre el que se trabaja, pero conserva la identidad real del actor. Esta distinción permite mantener trazabilidad sobre quién realizó cada acción y en nombre de qué contexto autorizado.
¶ Funciones condicionadas por permisos
Ver un espacio y poder ejecutar una acción son decisiones relacionadas, pero no idénticas. La disponibilidad final puede depender de varias condiciones:
- Relación activa: la persona pertenece a la Agencia o tiene acceso al contexto correspondiente.
- Espacio habilitado: Cliente, Agencia u Operación logística aparece entre sus espacios disponibles.
- Rol y permisos: el usuario puede consultar, operar, supervisar o administrar una zona específica.
- Prestación o mercado: algunas funciones solo aplican cuando el servicio está habilitado para la operación actual.
- Estado de la operación: una acción puede dejar de estar disponible cuando la orden, el paquete o el manifiesto avanzó a otra etapa.
Por eso, que una opción no aparezca no demuestra por sí solo una falla. Primero debe comprobarse el espacio activo, la relación seleccionada, el permiso necesario y el estado del proceso.
Cambiar de espacio reorganiza la experiencia, pero no concede permisos. Si una función no aparece, verifique el contexto activo y el alcance de su rol antes de reportar una incidencia.
¶ Plataforma, espacio, zona, rol y ambiente
Estos términos describen niveles diferentes y conviene no intercambiarlos: Una zona funcional agrupa capacidades relacionadas sin convertirse en otro espacio de trabajo.
| Término | Qué representa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Plataforma | El servicio SaaS completo y la información compartida | La solución logística de principio a fin |
| Espacio de trabajo | La perspectiva operativa activa | Cliente, Agencia u Operación logística |
| Zona funcional | Un grupo de capacidades dentro de un espacio | Prealertas, taquilla, manifiestos o carga aérea |
| Rol | La responsabilidad asignada a una persona | Cliente, agente de taquilla, supervisor o administrador |
| Permiso | La autorización concreta para consultar o ejecutar | Consultar clientes, recibir paquetes o gestionar manifiestos |
| Ambiente | Una instalación técnica del software | Desarrollo, pruebas o producción |
En la documentación orientada al usuario hablaremos principalmente de espacios de trabajo y zonas funcionales. La palabra ambiente se reservará para documentación técnica, porque no describe la experiencia de Cliente, Agencia u Operación logística.
¶ Ejemplos para reconocer el contexto correcto
¶ Un Cliente prepara un envío
Debe trabajar en Cliente. Allí consulta su casillero, completa direcciones, calcula condiciones, registra la prealerta y posteriormente revisa la orden. No necesita entrar a la recepción interna para conocer el estado que le ha sido publicado.
¶ Una Agencia atiende a una persona
Debe trabajar en Agencia para gestionar clientes, taquilla o recepción dentro de su prestación. Si tiene autorización para acompañar a un Cliente, puede seleccionar ese contexto sin atribuirle al Cliente acciones que realizó el agente.
¶ Un equipo confirma el movimiento físico
Debe trabajar en Operación logística. Allí registra recepción, inventario, manifiestos u otras transiciones físicas. Consultar una orden desde Cliente no sustituye la confirmación operativa.
¶ Si no encuentra una opción
Revise en este orden:
- Confirme el espacio de trabajo activo.
- Verifique la Agencia o el Cliente seleccionado, si aplica.
- Compruebe que su rol incluya la acción necesaria.
- Revise si la prestación y el mercado habilitan esa función.
- Consulte si el estado actual de la operación permite continuar.
- Si la diferencia persiste, comunique a soporte la ruta y el resultado observado sin compartir contraseñas, tokens ni datos sensibles.